review1st.com — Seiring dengan melonjaknya tren belanja sovereign cloud secara global, platform email dan kolaborasi open-core Zimbra mendorong organisasi di Indonesia untuk meninjau kembali tata kelola sistem email mereka.
Zimbra mengingatkan perusahaan untuk memastikan siapa yang mengelola sistem serta di mana lokasi penyimpanan data mereka, terutama di tengah ketatnya regulasi pengelolaan data nasional.
Langkah ini krusial mengingat regulasi di Indonesia memberikan tanggung jawab lebih besar kepada pengumpul data. Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 71 Tahun 2019 mewajibkan instansi publik dan BUMN memastikan sistem serta datanya berada di Indonesia.
Sementara itu, Undang-Undang Perlindungan Data Pribadi (UU PDP) menetapkan bahwa organisasi bertanggung jawab penuh atas kebocoran data, termasuk kewajiban melapor ke pemerintah dalam tenggat 72 jam.
“Saat organisasi harus memenuhi batas waktu pelaporan, mereka perlu mengetahui dengan jelas bagaimana data mereka dikelola agar dapat memenuhi kewajiban kepatuhan dengan cepat,” ujar Anthony Chadd, Chief Revenue Officer Zimbra. “Organisasi dapat mengalihdayakan teknologinya, tetapi tanggung jawab akhir atas data tetap berada di tangan mereka.”
Mengapa Infrastruktur Email Menjadi Titik Lemah Tata Kelola Data?
Banyak organisasi telah menunjuk Data Protection Officer (DPO) dan memperbarui kebijakan privasi. Namun, langkah tersebut masih sebatas regulasi di atas kertas. Batas waktu pelaporan kebocoran data selama 72 jam sangat bergantung pada kesiapan sistem operasional.
Email sering kali menjadi area yang terabaikan dalam tata kelola IT karena:
- Penggunaan Lintas Departemen: Berbeda dari aplikasi HR atau keuangan yang memiliki pemilik (owner) jelas, email digunakan oleh seluruh karyawan.
- Tanggung Jawab Terpecah: Pengelolaan email sering kali terbagi antara tim IT, cybersecurity, compliance, dan operasional.
- Tantangan Audit: Saat insiden terjadi, ketidakjelasan pemilik sistem menyulitkan penelusuran lokasi data dan hak akses pengguna secara cepat.
Penerapan Sovereign Cloud dan Kontrol Data Lokal di Indonesia
Laporan Gartner memproyeksikan belanja sovereign cloud global mencapai USD 80 miliar (sekitar Rp1,2 triliun) pada tahun 2026, naik 35,6% dibanding tahun sebelumnya. Tren ini sejalan dengan regulasi lokalisasi data di Indonesia.
Salah satu contoh sukses penerapan kontrol data lokal adalah PT Kereta Api Indonesia (KAI). Sejak Juli 2025, lebih dari 28.000 karyawan KAI menggunakan sistem email yang diinangi secara lokal (on-premise/local cloud) dan terintegrasi dengan sistem identitas perusahaan.
Dengan mengontrol sistem secara mandiri di dalam negeri, KAI dapat menunjang koordinasi operasional stasiun dan depo secara real-time—termasuk saat lonjakan musim mudik—tanpa bergantung pada dukungan teknis dari zona waktu luar negeri saat terjadi insiden.
3 Pertanyaan Evaluasi Sebelum Memperbarui Kontrak Email Perusahaan
Sebelum melakukan perpanjangan kontrak (contract renewal) dengan penyedia layanan email atau cloud, Zimbra menyarankan organisasi untuk mengajukan 3 pertanyaan penting berikut:
1. Berapa Lama Waktu yang Dibutuhkan untuk Migrasi Data?
Memindahkan kotak surat (mailbox) mungkin mudah, tetapi pemindahan shared mailbox, hak akses pengguna, daftar distribusi, arsip, dan integrasi sistem internal membutuhkan waktu serta perencanaan matang.
2. Apa Saja Data yang Bisa dan Tidak Bisa Dipindahkan?
Tidak semua aturan penyimpanan (retention rules) dan catatan kepatuhan (compliance logs) dapat ditransfer secara otomatis antar-platform, padahal data tersebut vital untuk kebutuhan audit pemerintah.
3. Siapa yang Bertanggung Jawab Memberikan Bantuan Saat Kritis?
Perusahaan harus tahu pasti siapa yang memegang kunci enkripsi, log sistem, dan akses administratif. Kecepatan respon vendor dalam waktu pelaporan 72 jam menjadi penentu kepatuhan hukum perusahaan.
